1. เงินทุนหมุนเวียนคืออะไร?

เงินทุนหมุนเวียนในมุมของการดำเนินงาน คือเงินที่กิจการต้องใช้จ่ายในระยะสั้น เพื่อให้ธุรกิจทำงานได้ตามปกติ เช่น จ่ายค่าวัสดุ ค่าแรง ค่าเช่าเครื่องจักร ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายสำนักงาน ระหว่างรอรับเงินจากลูกค้าหรือผู้ว่าจ้าง

ในทางบัญชี คำว่าเงินทุนหมุนเวียนสุทธิมักหมายถึงสินทรัพย์หมุนเวียน หักด้วยหนี้สินหมุนเวียน แต่เมื่อวางแผนโครงการ ผู้รับเหมาควรพิจารณา เงินสดที่สามารถนำมาใช้ได้จริง รวมถึงวันที่เงินจะเข้าและวันที่ต้องชำระค่าใช้จ่าย

ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจมีลูกหนี้จากการรับเหมาอยู่จำนวนหนึ่ง แต่หากยังไม่ได้รับเงิน บริษัทก็ไม่สามารถนำลูกหนี้นั้นไปจ่ายค่าแรงได้ทันที จึงควรวางแผนจากกระแสเงินสดตามช่วงเวลาควบคู่กับข้อมูลทางบัญชี

2. ทำไมธุรกิจรับเหมาจึงต้องมีเงินทุนหมุนเวียน?

ธุรกิจรับเหมามีลักษณะเฉพาะตรงที่ค่าใช้จ่ายบางส่วนเกิดขึ้นก่อนการรับชำระเงิน ผู้รับเหมาอาจต้องซื้อวัสดุ เตรียมแรงงาน และจัดหาเครื่องจักรเพื่อเริ่มงาน ขณะที่การรับเงินต้องเป็นไปตามเงื่อนไขในสัญญาและกระบวนการตรวจรับ

เหตุผลสำคัญที่ควรเตรียมเงินทุนหมุนเวียน ได้แก่

• เพื่อรองรับค่าวัสดุและค่าแรงในช่วงเริ่มโครงการ
• เพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายประจำระหว่างรอรับเงินงวด
• เพื่อรองรับความล่าช้าในการตรวจรับหรือเบิกจ่าย
• เพื่อบริหารหลายโครงการที่มีรอบรับเงินต่างกัน
• เพื่อรับมือค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงจากแผนเดิม

อย่างไรก็ตาม การมีเงินทุนหมุนเวียนมากไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะปลอดภัยเสมอไป หากไม่ติดตามต้นทุนและวันรับชำระเงิน เงินทุนอาจถูกใช้ไปกับค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น หรือโครงการที่มีการเบิกจ่ายล่าช้ากว่าที่คาดการณ์ไว้

3. ต้นทุนอะไรบ้างที่ควรนำมาคำนวณ?

ก่อนประเมินความต้องการเงินทุน ควรรวบรวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และแยกตามช่วงเวลาที่ต้องชำระ เพื่อให้เห็นว่าต้องใช้เงินสดเมื่อใด

ค่าวัสดุก่อสร้าง

เช่น ปูน เหล็ก ทราย สายไฟ อุปกรณ์ระบบ และวัสดุตามขอบเขตงาน ควรตรวจสอบปริมาณ ราคา เงื่อนไขเครดิตจากผู้ขาย และกำหนดชำระเงิน

ค่าแรงและผู้รับเหมาช่วง

ควรคำนวณค่าแรงตามจำนวนคน ระยะเวลาทำงาน และรอบการจ่ายเงินจริง หากมีผู้รับเหมาช่วง ควรบันทึกเงื่อนไขการชำระเงินตามข้อตกลงให้ชัดเจน

ค่าเครื่องจักรและค่าขนส่ง

รวมถึงค่าเช่าเครื่องจักร ค่าน้ำมัน ค่าขนส่งวัสดุ และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง กับการเตรียมพื้นที่และดำเนินงาน

ค่าใช้จ่ายบริหารและภาระผูกพันอื่น

เช่น เงินเดือนสำนักงาน ค่าเช่า ค่าโทรศัพท์ ภาษีที่เกี่ยวข้อง และภาระชำระหนี้ที่ถึงกำหนด ควรแยกจากต้นทุนของแต่ละโครงการ เพื่อไม่ให้ประเมินเงินที่ต้องใช้ต่ำกว่าความเป็นจริง

4. วิธีประเมินเงินทุนหมุนเวียนที่ต้องใช้

วิธีเบื้องต้นคือจัดทำตารางเงินสดตามช่วงเวลา โดยระบุเงินสดต้นงวด เงินรับที่คาดว่าจะได้รับ และค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ จากนั้นคำนวณยอดเงินสดคงเหลือ ในแต่ละช่วง

เงินสดปลายงวด = เงินสดต้นงวด + เงินสดรับ - เงินสดจ่าย

สมมติว่าในช่วงเริ่มโครงการ บริษัทมีเงินสดพร้อมใช้ 400,000 บาท มีค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายก่อนรับเงินงวดรวม 650,000 บาท และคาดว่าจะได้รับเงินจากผู้ว่าจ้างภายหลัง บริษัทจะมีช่องว่างเงินสดเบื้องต้น 250,000 บาท ก่อนพิจารณารายรับอื่น เงินสำรอง และค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดเพิ่ม

ตัวอย่างนี้เป็นเพียงการอธิบายวิธีคิด ไม่ใช่คำแนะนำวงเงินสินเชื่อ ผู้ประกอบการควรใช้ข้อมูลจริงและประเมินวันที่รับเงินอย่างระมัดระวัง

ควรทดสอบสถานการณ์เพิ่มเติมด้วย เช่น หากผู้ว่าจ้างจ่ายเงินช้ากว่ากำหนด หรือราคาวัสดุเพิ่มขึ้น ธุรกิจยังมีเงินเพียงพอสำหรับจ่ายค่าแรงและดำเนินงานต่อหรือไม่

5. ควรเตรียมเงินสำรองเท่าไร?

ไม่มีจำนวนเงินสำรองที่เหมาะกับผู้รับเหมาทุกกิจการ เพราะขึ้นอยู่กับขนาดโครงการ ระยะเวลารับเงิน ภาระค่าใช้จ่าย และความสามารถในการเข้าถึงเงินทุน ผู้ประกอบการควรประเมินจากช่วงที่คาดว่าจะมีเงินสดขาดมือมากที่สุด มากกว่ากำหนดตัวเลขจากมูลค่าสัญญาเพียงอย่างเดียว

แนวทางหนึ่งคือจัดทำประมาณการเงินสดหลายกรณี ได้แก่ กรณีปกติ กรณีเงินรับล่าช้า และกรณีต้นทุนสูงกว่าคาด จากนั้นพิจารณาว่ากิจการต้องมีเงินพร้อมใช้อย่างน้อยเท่าไร เพื่อให้ชำระค่าใช้จ่ายสำคัญได้โดยไม่กระทบการทำงาน