1. Cash Flow คืออะไร?

Cash Flow หรือกระแสเงินสด คือการเคลื่อนไหวของเงินสดที่ไหลเข้าและออกจากธุรกิจ ในช่วงเวลาที่กำหนด เงินสดรับอาจมาจากการชำระเงินของลูกค้า เงินรับตามงวดงาน หรือรายได้จากบริการอื่น ส่วนเงินสดจ่ายอาจเป็นค่าวัสดุก่อสร้าง ค่าแรง ค่าเช่าเครื่องจักร ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายในการบริหารกิจการ

การติดตามกระแสเงินสดช่วยให้เจ้าของกิจการประเมินได้ว่า ในแต่ละช่วงเวลามีเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายหรือไม่ และช่วงใดควรเตรียมเงินสำรองไว้ล่วงหน้า

สิ่งสำคัญคือกำไรทางบัญชีไม่ใช่สิ่งเดียวกับเงินสดที่มีอยู่จริง ธุรกิจอาจมีรายได้จากงานที่ดำเนินการแล้ว แต่หากยังไม่ได้รับชำระเงิน ก็อาจไม่มีเงินสดเพียงพอสำหรับจ่ายค่าวัสดุหรือค่าแรงในปัจจุบัน

2. ทำไมธุรกิจรับเหมาจึงต้องวางแผนกระแสเงินสด?

ธุรกิจรับเหมามักมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นก่อนที่จะได้รับเงินจากผู้ว่าจ้าง ตัวอย่างเช่น การสั่งซื้อวัสดุ การจ่ายค่าแรง การเช่าเครื่องจักร และการจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาช่วง ขณะที่เงินจากลูกค้าอาจต้องรอส่งมอบงาน ตรวจรับงาน หรือดำเนินการตามขั้นตอนเบิกจ่าย

ปัจจัยที่อาจทำให้เกิดปัญหาสภาพคล่อง ได้แก่

• เงินรับตามงวดงานล่าช้ากว่าที่คาดการณ์
• ราคาวัสดุหรือค่าแรงเพิ่มขึ้นจากแผนเดิม
• มีหลายโครงการที่ต้องใช้เงินในช่วงเวลาเดียวกัน
• ลูกค้าขอเปลี่ยนแปลงรายละเอียดงาน
• มีค่าใช้จ่ายฉุกเฉินที่ไม่ได้ตั้งงบประมาณไว้

การทำแผน Cash Flow จึงช่วยให้ผู้รับเหมาประเมินความต้องการเงินสดล่วงหน้า และเตรียมแนวทางรับมือก่อนที่ปัญหาจะกระทบต่อการดำเนินงาน

3. วิธีจัดทำแผน Cash Flow สำหรับธุรกิจรับเหมา

เริ่มจากรวบรวมข้อมูลเงินสดต้นงวด เงินรับที่คาดว่าจะได้รับ และค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระในแต่ละช่วงเวลา จากนั้นจัดทำเป็นตารางรายสัปดาห์หรือรายเดือนตามลักษณะของโครงการ

ข้อมูลที่ควรมีในตาราง

• เงินสดคงเหลือต้นงวด
• เงินรับจากลูกค้าและงวดงาน
• ค่าวัสดุและอุปกรณ์ก่อสร้าง
• ค่าแรงและค่าผู้รับเหมาช่วง
• ค่าเช่าเครื่องจักรและค่าขนส่ง
• ค่าใช้จ่ายสำนักงานและภาษีที่เกี่ยวข้อง
• เงินสดคงเหลือปลายงวด

สูตรคำนวณกระแสเงินสดเบื้องต้น

เงินสดปลายงวด = เงินสดต้นงวด + เงินสดรับ - เงินสดจ่าย

ตัวอย่างเช่น กิจการมีเงินสดต้นเดือน 500,000 บาท คาดว่าจะได้รับเงินจากลูกค้า 700,000 บาท และมีเงินสดจ่ายรวม 850,000 บาท เงินสดปลายเดือนตามประมาณการจะเท่ากับ 350,000 บาท

ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีคำนวณ ผู้ประกอบการควรใช้ข้อมูลจริงของกิจการในการจัดทำแผน และควรตรวจสอบวันที่รับเงินกับกำหนดชำระค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ

4. ใช้ BOQ ช่วยวางแผนเงินสดอย่างไร?

BOQ หรือ Bill of Quantities เป็นเอกสารแสดงรายละเอียดปริมาณงาน รายการวัสดุ ค่าแรง และต้นทุนประมาณการของโครงการ ผู้รับเหมาสามารถใช้ BOQ เป็นข้อมูลตั้งต้นในการวางแผนค่าใช้จ่ายแต่ละช่วงงาน

ตัวอย่างเช่น หากโครงการต้องซื้อวัสดุจำนวนมากในช่วงเริ่มต้น แต่เงินงวดแรกยังไม่ครอบคลุมต้นทุนทั้งหมด ผู้ประกอบการควรประเมินส่วนต่างของเงินสดล่วงหน้า เพื่อเตรียมเงินสำรองหรือหารือเงื่อนไขการชำระเงินกับผู้ว่าจ้าง

BOQ เป็นข้อมูลประมาณการ จึงควรปรับปรุงเมื่อราคาวัสดุ ค่าแรง หรือขอบเขตงานเปลี่ยนแปลง และควรเปรียบเทียบต้นทุนจริงกับงบประมาณเป็นระยะ

อ่านเพิ่มเติม: BOQ คืออะไร และช่วยขอสินเชื่อธุรกิจได้อย่างไร

5. วางแผน Cash Flow ตามงวดรับเงิน

ผู้รับเหมาควรบันทึกเงื่อนไขการชำระเงินของแต่ละโครงการให้ชัดเจน เช่น เงินล่วงหน้า เงินตามความก้าวหน้าของงาน และเงินงวดสุดท้ายหลังตรวจรับ

ควรแยกวันที่ส่งเอกสารเบิกเงิน วันที่คาดว่าจะผ่านการตรวจรับ และวันที่คาดว่าจะได้รับเงินจริง เพราะแต่ละขั้นตอนอาจเกิดขึ้นคนละวัน การประมาณการเงินสดโดยใช้วันที่ตามสัญญาเพียงอย่างเดียว อาจไม่สะท้อนสถานการณ์จริงทั้งหมด

หากมีความล่าช้า ควรปรับแผนเงินสดทันที พร้อมประเมินผลกระทบต่อค่าแรง ค่าวัสดุ และค่าใช้จ่ายของโครงการอื่น

6. ควบคุมต้นทุนเพื่อรักษาสภาพคล่อง

การบริหาร Cash Flow ไม่ได้หมายถึงการติดตามเงินเข้าออกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการควบคุมต้นทุนให้สอดคล้องกับแผนงาน ผู้ประกอบการควรตรวจสอบค่าใช้จ่ายจริงเทียบกับ BOQ และทบทวนรายการที่มีแนวโน้มสูงกว่างบประมาณ

• วางแผนสั่งซื้อวัสดุตามความคืบหน้าของงาน
• ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และกำหนดชำระเงิน
• ติดตามงานที่ส่งมอบแล้วแต่ยังไม่ได้เบิกเงิน
• จัดเก็บหลักฐานรายรับและรายจ่ายให้ครบถ้วน
• กันเงินสำหรับภาษีและค่าใช้จ่ายที่ทราบล่วงหน้า
• ประเมินผลกระทบด้านเงินสดก่อนรับโครงการใหม่

ไม่ควรลดต้นทุนด้วยวิธีที่กระทบต่อคุณภาพงานหรือความปลอดภัย เพราะอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและความเสี่ยงในระยะยาว